プロジェクト管理ツール『Wrike』入門

1-5. タスクをチームメンバーと共有する

タスク管理ツールにおいて、チームメンバーとの共有は必要不可欠です。Wrikeの共有方法とその仕組みについてご紹介します。

  • プロジェクト管理

公開日:2019/04/22最終更新日:2019/04/22

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1.Wrikeの共有の仕組みについて

Wrikeでは、タスク・フォルダー・プロジェクトのすべての概念でユーザーに共有することが可能です。共有に関しての基本的な仕組みは以下の通りです。

ルートフォルダーに作成されるものは、デフォルトではプライベート共有になる

特定のプロジェクトやフォルダーを指定しない状態でタスクを新規作成した場合、デフォルトではプライベート共有となります。個別に共有設定をするか、共有タスク・フォルダー・プロジェクトに移動するまではプライベート状態となり、他のメンバーは閲覧できません。

共有はトップダウンで継承

「プロジェクト>タスク」「タスク>サブタスク」など、親子関係を持つときに、親項目が共有されると自動的に子項目はすべて共有されます。一方で、親項目が共有された状態で特定の小項目だけの共有を外すことはできません。

情報はボトムアップには共有されない

「プロジェクト>タスク」「タスク>サブタスク」など、親子関係を持つときに、子項目を共有したとしても親項目にアクセスすることはできません。当然、同一階層にある子項目にもアクセスできません。これにより、すべてを共有せずとも単一の項目だけを該当者に共有することが可能です。 例:パートナー企業とタスク管理を共有する場合、親項目となるプロジェクトは共有せず、単一のタスクだけを共有することで、社内だけに見せたい内容は守秘することができます。

共有されたユーザーは添付ファイルやコメントなどすべての要素にアクセス可能

ユーザータイプを問わず(コラボレーター含む)、共有されたタスク・フォルダー・プロジェクトの説明文、添付ファイル、コメントなどすべてにアクセス可能です。ただし、コラボレーターには編集権限は付与されず、正規ユーザー・外部ユーザーのみが編集することが可能です。(コラボレーターはコメントを送ることは可能)

2.フォローして通知を受け取る

共有されているタスク・フォルダー・プロジェクトに対して、フォローすることで通知を受信することができます。ただし、以下の場合は自動的にフォローされます。

  • 自身に対して@メンションが送られた場合
  • 自身が項目に割り当てられている(担当になっている)場合

3.コラボレーションに役立つ機能

@メンション

コメントフィールドでユーザー名またはユーザーグループ名の前に「@」を入力することで、メンションをつけることができます。メンションをつけられたユーザーは該当項目を自動フォローし、通知によりコミュニケーションを見落とすリスクが軽減されます。

ライブエディター

タスク・フォルダー・プロジェクトの説明エリアは、ライブエディターになっています。変更内容が自動的に即時反映されるため、ミーティングメモなどリアルタイムで共有が必要な場にも役立ちます。

絵文字

コメントフィールドでは絵文字を用いることができます。チームメンバー間でユーモアのあるコミュニケーションを取ることで円満な雰囲気を演出できます。

画像校正(有料アドオン)

タスクに添付した画像に対し、Wrike上で直接コメントを入れることができます。テキストだけでは伝わらない修正なども直接画像にコメントを書き込むことができるため非常に便利です。

 

以上、Wrikeでの共有についての解説でした。

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